In der Verantwortung von Führungskräften liegen die Koordination und Orientierung von Aufgaben und ihrer Reihenfolge. Überdies ist die Fürsorge gegenüber den Mitarbeitern nicht zu vergessen. Daher ist nahezu jeder Vorgesetzter bemüht die Aufgabenmenge zu steuern. Was macht er allerdings mit Mitarbeitern, die diese Hilfe nur schlecht annehmen können. Es gibt häufig Mitarbeiter, die trotz vorgegebener Priorisierung versuchen alle Themen umzusetzen und viel zu viel arbeiten. Eine solche Erfahrung hatte ich mit Rainer.

Eines Abends kurz vor Feierabend kam ich an Rainers Schreibtisch vorbei. Die Person an dem Schreibtisch wirkte auf mich leer und erschöpft. Ich fragte Ihn, wie es gerade geht und ob sich die Arbeitsbelastung etwas gebessert hat. Rainer schaute mich aus müden, aber verwunderten Augen an. „Andreas, es ist zwar eine nette Idee von Dir die Arbeit zu priorisieren und Aufgaben auf später zu verlegen. Du übersiehst dabei aber total, dass diese gemacht und erledigt werden müssen. Auch wenn Du diese ‚wegpriorisiert‘ hast, sind sie für mich noch da. Ich kann das nicht ausblenden. Also versuche ich diese Aufgaben dennoch zu erledigen. Um deine Frage zu beantworten, kann ich Dir nur antworten die Arbeitsbelastung ist nicht kleiner geworden, eher noch größer.“

Für unsere eigenes Empfinden helfen externen Entscheidungen nicht. Der Druck bleibt im Falle solcher Entscheidungen meistens stehen. Häufig wird er sogar größer. Ich war damals völlig betroffen, als ich das hörte. Mir kam es so vor, als ob ich in meiner Rolle als Führungskraft fast völlig ohnmächtig war. Wenn die Mitarbeiter nicht daran glauben, dass die Führungskräfte ihren Stress verändern können, wird es schwer einen Mitarbeiter zu erreichen und zu überzeugen. Mir wurde klar, dass ich auf diese Weise nicht helfen kann. Was bleibt ist die Möglichkeit den Mitarbeiter dazu zu verhelfen, dass er seine Situation für sich reflektiert und für sich eine neue Bewertung findet. Im aller besten Fall kommt er zu dem Schluss ‚Ja, das To Do ist abgeschlossen‘. Der Weg dorthin ist lang und Bedarf aber vieler Gespräche.

Jeder einzelne von uns ist Herr bzw. Dame im eigenen Haus. Die Unsicherheit, ob eine Aufgabe abgeschlossene ist oder nicht müssen wir mit uns ausmachen. Was uns helfen kann sind dabei klare Strukturen und Grenzen. Eine Aufgabe könnte wie ein Projekt in kleinere Abschnitte aufgeteilt werden. Ein solcher Abschnitt wäre fertig bzw. abgeschlossen, wenn wir ab diesem Moment in der Lage wären den nächsten Teilbereich anzugehen bzw. eine Entscheidung für die kommende Richtung des Projektes an der nächsten Kreuzung treffen zu können. Bevor wir diese kleinen Meilensteine übergehen, sollten wir einmal kurz anhalten und durchatmen. Ansonsten bemerken wir gar nicht, dass eine Aufgabe fertig ist.



Wie haltet Ihr es mit dem Beenden eines To Do’s in dieser Welt voll von Anforderungen?